Datenschutzerklärung und Information zur Datenverarbeitung

für die Teilnahme am Lesewettbewerb (zweistufiges Anmeldeverfahren)

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen – insbesondere wenn es um Kinder geht. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten im Rahmen unseres zweistufigen Anmeldeverfahrens für das Finale des Lesewettbewerbs.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist: 

Karsten Hoyer 

Siegfriedstr. 26a

47906 Kempen

Telefon: 0175 8488882

E-Mail: vorstand@lions-gelduba.de

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zur Organisation, Durchführung und feierlichen Abwicklung des Finales unseres Lesewettbewerbs (inklusive der Erstellung von Urkunden und Teilnehmerlisten).

Für Projektleiter (Lehrkräfte) & Schulen: Die Verarbeitung der Kontaktdaten des Projektleiters dient der Verwaltung der Schule im System und der organisatorischen Kommunikation. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Wettbewerbsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Für die Übermittlung der Daten des Schulsiegers (Name, Anschrift, Eltern-E-Mail): Die Eingabe dieser Daten durch den Projektleiter erfolgt zum Zweck der Finalteilnahme, der Kontaktaufnahme mit den Eltern und der logistischen Abwicklung (z. B. Zusendung von Unterlagen). Die Schule stellt im Vorfeld eigenverantwortlich sicher (z. B. durch Einholung einer schriftlichen Einverständniserklärung der Eltern im Rahmen des Schulbetriebs), dass die Erziehungsberechtigten mit der Weitergabe dieser Daten an uns einverstanden sind (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 8 DSGVO).

3. Der Ablauf des datenschutzfreundlichen Anmeldeverfahrens

Um die Daten der Kinder so lange wie möglich zu schützen, ist das Verfahren in zwei zeitliche Phasen unterteilt:

Phase 1 (Vorab-Registrierung): Der Projektleiter der Schule registriert sich im Meldeportal mit seinen Kontaktdaten. Zu diesem Zeitpunkt wird lediglich die Anzahl der teilnehmenden Schüler der Schule erfasst. Es werden noch keinerlei personenbezogene Daten von Kindern erhoben.

Phase 2 (Meldung des Siegers): Erst nachdem der Schulsieger an der jeweiligen Schule ermittelt wurde, loggt sich der Projektleiter erneut ein und trägt im zweiten Formular den Namen des Siegerkindes, dessen Anschrift sowie die E-Mail-Adresse der Erziehungsberechtigten ein, um das Kind offiziell für das Finale zu melden.

4. Wer erhält Zugriff auf die Daten? (Empfänger)

Keine Weitergabe an Dritte: Da auf das Finale kein Folgewettbewerb mehr folgt, verbleiben alle Daten vollständig bei uns. Es findet keine Weitergabe an externe Dritte, andere Veranstalter oder zu Werbezwecken statt.

Technische Dienstleister: Die Plattform wird auf sicheren Servern innerhalb der Europäischen Union gehostet. Mit dem Webhoster wurde ein gesetzlich vorgeschriebener Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) geschlossen.

5. Wie lange werden die Daten gespeichert? (Löschkonzept)

Wir horten keine Daten. Sobald der Zweck erfüllt ist, werden die Daten gelöscht:

Daten des Kindes und der Eltern: Der Name, die Anschrift des Schulsiegers sowie die E-Mail-Adresse der Erziehungsberechtigten werden spätestens 4 Wochen nach dem Finale (sobald das Finale vollständig abgeschlossen, alle Preise/Urkunden versendet und eventuelle Rückfragen geklärt sind) unwiderruflich aus unserer aktiven Datenbank gelöscht.

Daten der Projektleiter: Die Accounts und Kontaktdaten der schulischen Projektleiter werden nach Abschluss des aktuellen Wettbewerbsjahres gelöscht 

6. Ihre Rechte als Betroffene

Sie (bzw. als Eltern stellvertretend für Ihr Kind) haben jederzeit folgende Rechte:

Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten.

Berichtigung fehlerhafter Daten.

Löschung der Daten, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Widerrufsrecht: Sie können die Einwilligung zur Teilnahme des Kindes jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an uns widerrufen. Eine Teilnahme am Finale ist nach dem Widerruf aus organisatorischen Gründen jedoch leider nicht mehr möglich.

Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde.